Het overkomt elke ZZP’er (of iedere andere ondernemer) weleens. Een opdrachtgever die niet of niet op tijd betaalt. Natuurlijk heel erg vervelend en begrijpelijk dat je dat een lastige situatie vindt. Maar welke stappen kan je dan nou het beste ondernemenen om toch betaald te krijgen?

Uiteraard is het ingewikkeld om hier een eenduidig en sluitend antwoord op te geven, omdat er verschil kan zitten in op welke wijze ingezet bent en welke afspraken daarbij gelden.
We doen hierbij in ieder geval een poging om wat uitleg en eerste tips te geven, wie weet kan het jou helpen als ondernemer mocht dit jou overkomen.

Controleer de overeenkomst:

Bekijk de overeenkomst die je hebt met het bureau en met de opdrachtgever. Dit document zou moeten specificeren wie verantwoordelijk is voor de betaling van jouw diensten. Ben je bijvoorbeeld ingezet via een bureau dat de dienstverlening via een “tussenkomst” model voert? Ofwel, jij stuurt de factuur naar het bureau en het bureau stuurt een factuur naar de opdrachtgever?  In dat geval kan je contact opnemen met dat bureau en zullen zij de factuur volgens voorwaarden moeten betalen. Ben je ingezet via “pure bemiddeling”, dan ben je aangewezen op de opdrachtgever zelf.

CareMatch werkt via het model van “Pure bemiddeling”. Maar uiteraard kunnen wij wel blijven ondersteunen, zie ook hieronder.

Factuur en betalingstermijnen:

Controleer of jouw factuur correct en op tijd is verstuurd. En controleer welke betalingstermijn er gehanteerd wordt. Zorg ervoor dat de betalingstermijn van jouw factuur is verstreken voordat je verdere stappen onderneemt.
Let op!: Het gaat in dat geval om de termijn na het versturen van de factuur. Dit kan in sommige gevallen ook nog een maand na het leveren van de dienst zijn geweest.

Contact met opdrachtgever

Er kunnen vele redenen zijn dat een factuur nog niet betaald is. Soms simpelweg omdat het bij de organisatie misloopt of vergeten wordt. Maar sommige organisaties zijn ook erg traag met de verwerking. Het kan ook zijn dat er informatie mist op de factuur waardoor het trager verloopt (denk aan vermelding KvK nummers, BTW nummers, etc.)

Je zou de contactgegevens mogelijk vanuit het bureau kunnen krijgen of via het contact van de locatie waar je gewerkt hebt? Of mogelijk staat er iets op je factuur vermeld? Probeer vervolgens een duidelijke afspraak te maken wanneer ze betalen. Heb je het geld nog niet ontvangen, schroom dan niet om weer te bellen. Desnoods elke dag.

Blijf wel altijd en te immer professioneel aan de telefoon! Onfatsoenlijkheid wordt vanuit de andere kant over het algemeen beantwoord met weinig medewerking.

Formele herinnering:

Als de betalingstermijn is verstreken en je loopt vast bij de organisatie, dan zou je een formele herinnering kunnen sturen naar het bureau en/of de opdrachtgever waar je hebt gewerkt. 
Dit kan schriftelijk of per e-mail. Geef hen een redelijke termijn (bijvoorbeeld 14 dagen) om alsnog te betalen. Mogelijk kan het bureau dat je ingezet heeft, hierbij ondersteunen?

Ingebrekestelling en juridische stappen

Als er dan uiteindelijk niet betaald wordt, dan kom je bij een ingebrekestelling en eventueel aanvullende juridische stappen uit. Middels een formele brief eis je dan dat de betaling binnen een bepaalde termijn wordt voldaan, anders neem je juridische stappen.
Deze juridische stappen kunnen dan via een incassobureau of door een advocaat in te schakelen. In sommige gevallen kan de KVK of een ZZP-vereniging ook advies geven.

Overweeg in het laatste geval wel of deze stappen en de moeite daarvan opwegen ten opzichte van de inkomsten die je zou krijgen voor de betreffende gewerkte diensten en daarmee verstuurde factuur. 

Hoe wij het aanpakken

Uiteraard maken wij ook af en toe mee dat een opdrachtgever minder snel betaalt.

In principe hebben we met al onze opdrachtgevers een betalingstermijn van max 30 dagen afgesproken. Er kan bij niet uitbetaling altijd met ons contact opgenomen worden. Wat er het beste gedaan kan worden, is namelijk per situatie en opdrachtgever verschillend. Soms is het voldoende om de factuur nogmaals naar een ander persoon in de organisatie te sturen, soms ondersteunen we met het analyseren waar het vastloopt, soms gelden er specifieke afspraken. 

Tot op heden zijn we altijd op relatief korte termijn eruit gekomen met een opdrachtgever.
Voor hen kan het tenslotte ook erg nadelig uitpakken als ze bij de flexibele zelfstandige zorgverleners bekend staan als trage en/of moeilijke betaler.

Zorg voor een reserve

Daarnaast is het tot slot in ieder geval het advies om als zelfstandig ondernemer een vorm van een reserve op te bouwen. Zodat je ook in dit soort gevallen zelf aan je eigen persoonlijke financiële verplichtingen kan blijven voldoen.